IS UW ORGANISATIE (NOG) FRAUDEPROOF?

Spraakmakende zaken

Een goed voorbeeld van een zo’n spraakmakende fraudezaak werd recent behandeld door rechtbank Rotterdam. De werknemer tevens statutair directeur had jarenlang onterecht bedragen aan de vennootschap onttrokken door zeer aanzienlijke privéuitgaven door de vennootschap te laten betalen. Het betrof onder meer de kosten van de zorgverzekering van zijn gezin, kosten voor abonnementen van Spotify, Netflix, de sportschool, internet- en telefoonkosten van zijn gezin en kosten van de paardensport van zijn dochter. Bovendien werd een groot aantal vliegreizen en diners en feestjes ter ere van privéaangelegenheden als zakelijke uitgaven geboekt. Deze gedragingen hebben geleid tot een veroordeling tot betaling van een bedrag van in hoofdsom € 1.633.384,40.

De feiten die aan deze zaak ten grondslag liggen zijn geen uitzondering. De specialisten van LXA staan veelvuldig ondernemers bij die met soortgelijke bedrijfsfraude worden geconfronteerd. Het is vaak lastig om bedrijfsfraude te voorkomen. Toch zijn er diverse laagdrempelige tips & tricks die de kans op bedrijfsfraude aanzienlijk kunnen verkleinen, dan wel de duur van de fraude kunnen beperken. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt in zowel organisatorische maatregelen als maatregelen die ingrijpen op de bedrijfscultuur en het gedrag van het personeel. 

Organisatorische maatregelen

De organisatorische maatregelen zijn er met name op gericht om te voorkomen dat de fraudeur gelegenheid wordt geboden om te frauderen. Daarnaast zorgen deze maatregelen ervoor dat eenmaal gepleegde bedrijfsfraude snel wordt ontdekt.

Hierbij kan gedacht worden aan:

• Een functiescheiding tussen uitvoerende en controlerende werkzaamheden. Voorkomen dient te worden dat de frauderende slager zijn eigen vlees keurt.
• Deugdelijke administratie: door gebruik te maken van een deugdelijk administratiesysteem kan bedrijfsfraude eenvoudiger worden vastgesteld. Dit kan in een latere juridische procedure zeer belangrijk zijn en heeft tevens een afschrikwekkende functie.
• Autorisatie: door vertrouwelijke gegevens enkel aan geautoriseerde personen ter beschikking te stellen, wordt de gelegenheid om te frauderen beperkt.
• Functieroulatie en vier-ogenprincipe: Op deze manier wordt een vorm van interne controle gecreëerd, waardoor de gelegenheid tot bedrijfsfraude wordt beperkt.
• Externe controle; Het is raadzaam met enige regelmaat een externe controle te laten plaatsvinden. Van belang is daarbij dat zo nu en dan ook de brondocumentatie wordt gecontroleerd.

Gedrag bevorderende maatregelen

Uiteraard is het van belang een streng sollicitatiebeleid te hanteren, waarbij referenties worden nagetrokken en eventueel zelfs op bedrijfsfraude gerichte persoonlijkheidstesten worden uitgevoerd. Zoals echter in een vorige bijdrage werd geschreven, wordt een groot deel van de bedrijfsfraude gepleegd door personen die zo’n tien jaar in dienst zijn, waarvan zo’n zeven jaar binnen dezelfde functie.

Een streng sollicitatiebeleid is derhalve niet zaligmakend. Het is van belang iedereen binnen de organisatie ervan te doordringen welk gedrag wel en welk gedrag niet wenselijk is. In dit verband is het raadzaam om een gedragscode op te stellen zodat duidelijk is hoe bijvoorbeeld moet worden omgegaan met het privégebruik van kantoorartikelen, het aannemen van geschenken, en met onkostendeclaraties.

Het is van belang de gedragscode regelmatig te actualiseren en te bespreken. In aanvulling hierop kunnen eventueel nog integriteitstrainingen gehouden worden.

Daarnaast is het wenselijk een open cultuur te creëren waarin fraude bespreekbaar is. In dit verband is het relevant om een klokkenluiderregeling te hanteren, zodat medewerkers de door hen ontvangen signalen veilig en vertrouwelijk kunnen delen.

Niet uitputtend

Uiteraard is dit geen uitputtende lijst van maatregelen en is het niet mogelijk fraude volledig te voorkomen. De werkelijkheid is bovendien aanzienlijk complexer dan in een korte bijdrage als het onderhavige kan worden besproken. Indien u echter bovenstaande maatregelen in acht neemt en deze met enige regelmaat evalueert, maakt u de kans op bedrijfsfraude al aanzienlijk kleiner.

Is uw onderneming slachtoffer van bedrijfsfraude of hebt u een vermoeden van bedrijfsfraude, neem dan contact op met een van onze specialisten. De advocaten van LXA werken nauw samen met gerechtsdeurwaarders, (forensisch) accountants, bedrijfsrechercheurs, IT-specialisten en communicatiespecialisten en staan u graag bij in de bestrijding van bedrijfsfraude.