TIJDIGE PUBLICATIE JAARREKENING

Publicatietermijn sinds 2016

Tot en met boekjaar 2015 was de regel dat de jaarrekening uiterlijk 13 maanden na afloop van het boekjaar gepubliceerd diende te zijn bij de Kamer van Koophandel. De Uitvoeringswet richtlijn jaarrekening bracht hier, voor de boekjaren vanaf 1 januari 2016, verandering in. Met ingang van deze datum werd de publicatietermijn van de jaarrekening verkort van 13 naar 12 maanden.

Opbouw publicatietermijn

Opmaak jaarrekening

De termijn voor publicatie van de jaarrekening is als volgt opgebouwd. Allereerst dient de jaarrekening te worden opgemaakt. Artikel 2:210 BW voor de bv (2:101 BW voor nv) bepaalt dat de jaarrekening door het bestuur jaarlijks binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar dient te worden opgemaakt en ter inzage het kantoor van de vennootschap dient te worden neergelegd, behoudens verlenging met 5 maanden door de aandeelhouders op grond van bijzondere omstandigheden. De maximale termijn voor opmaak van de jaarrekening komt hiermee op 10 maanden.

De Hoge Raad bepaalde in 1993 in het arrest Brens/Sarper dat verlenging van de opmaaktermijn niet formeel met een besluit van de aandeelhouders vooraf bepaald hoeft te worden. Een impliciete verlenging door het 5 maanden later indienen van de jaarrekening wordt bij eventuele bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement van een bv conform artikel 2:248 lid 2 BW (2:138 lid 2 BW voor de nv) afgedaan als een onbelangrijk verzuim. Voor een verlenging van de opmaaktermijn met 5 maanden is dus in de praktijk niet eens een extra handeling vereist. Het criterium ‘bijzondere omstandigheden’ is hiermee ook van elke importantie ontdaan.

Vaststelling jaarrekening

Artikel 2:394 lid 2 BW bepaalt dat de jaarrekening binnen 2 maanden na de opmaak vastgesteld dient te worden door de aandeelhouders. Indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de vennootschap zijn, dan geldt ondertekening van de jaarrekening direct als vaststelling en vervallen de 2 maanden voor de vaststelling. Deze ‘automatische’ vaststelling kan echter in de statuten worden uitgesloten, waardoor de 2 maanden extra wel beschikbaar blijven. Is de jaarrekening niet binnen 2 maanden na afloop van de voor het opmaken voorgeschreven termijn overeenkomstig de wettelijke voorschriften vastgesteld, dan deponeert het bestuur de jaarrekening onverwijld bij de Kamer van Koophandel. Op de jaarrekening moet dan worden vermeld dat zij nog niet is vastgesteld. Er dient dan zo spoedig mogelijk alsnog een vastgestelde jaarrekening gedeponeerd te worden, omdat een bestuurder anders aansprakelijkheid riskeert. Een latere deponering dan enkele dagen na afloop van de publicatietermijn zal hoogstwaarschijnlijk niet kwalificeren als onbelangrijk verzuim. 

Deponering jaarrekening

Tot slot kent de wet nog een termijn van 8 dagen voor deponering van de jaarrekening, welke termijn aanvangt op de dag van de vaststelling. De deponeringstermijn kan de gehele publicatietermijn van 12 maanden niet verlengen. Dit houdt in dat bij vaststelling van de jaarrekening op 28 december 2018, de deponering alsnog uiterlijk 31 december 2018 dient plaats te vinden.

Indien alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn en in de statuten geen afwijkende bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot vaststelling van de jaarrekening, dan geldt een termijn van maximaal 10 maanden voor het opmaken van de jaarrekening. Ondertekening van de opgemaakte jaarrekening leidt in een dergelijk geval direct tot vaststelling, waarna er nog 8 dagen resteren voor deponering van de jaarrekening (2:394 lid 1 BW). In de praktijk betekent dit voor boekjaren die starten op 1 januari, dat de jaarrekening over 2017 op 8 november 2018 dient te zijn gedeponeerd. Voor overige vennootschappen geldt 31 december 2018 als uiterste publicatietermijn.

Gevolgen verlate publicatie

Het niet tijdig publiceren van de jaarrekening is een economisch delict. Strafrechtelijk kan dit een boete van maximaal € 20.500 opleveren (artikel 1 sub 4 Wet op de economische delicten).

In geval van faillissement kan men door niet tijdige deponering echter nog in veel grotere problemen komen. Artikel 2:248 lid 1 BW bepaalt namelijk dat iedere bestuurder jegens de boedel hoofdelijk aansprakelijk is voor de schulden die niet uit de boedel betaald kunnen worden, indien sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement.

Het tweede lid van dit artikel bepaalt vervolgens dat te late deponering van de jaarrekening kwalificeert als onbehoorlijk bestuur. Dit onbehoorlijk bestuur wordt dan geacht een belangrijke oorzaak te zijn van het faillissement. De bestuurder draagt in een dergelijk geval de bewijslast om dit bewijsvermoeden te weerleggen en aan te tonen dat zijn of haar onbehoorlijke bestuur geen belangrijke oorzaak is geweest van het faillissement. Dit is vaak geen sinecure. De vordering op basis van artikel 2:248 BW, die in een faillissement wordt ingesteld door de curator, kan worden ingesteld op grond van te late publicatie van de jaarrekening in de periode van 3 jaar voorafgaand aan het faillissement. Zoals eerder aangegeven levert overschrijding van de publicatietermijn met enkele dagen onbelangrijk verzuim op en daarmee geen onbehoorlijk bestuur.

Conclusie

Het is van groot belang de termijnen voor opmaak, vaststelling en deponering van de jaarrekening goed in het geheugen te prenten om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen. De Hoge Raad doet een impliciete verlenging van de opmaaktermijn af als een onbelangrijk verzuim, gezien het feit dat deze verlenging een besluit met interne werking is. Dit houdt in dat de 10 maanden na afloop van het boekjaar voor opmaak van de jaarrekening in de praktijk altijd beschikbaar zijn.

Met betrekking tot de vaststellingstermijn van 2 maanden is van belang of alle aandeelhouders ook bestuurder zijn en zo ja, of er een afwijking van de ‘automatische’ vaststelling van de jaarrekening in de statuten is opgenomen.

Tot slot geldt binnen de overkoepelende termijn van 12 maanden, nog een termijn van 8 dagen voor deponering na vaststelling. Deze termijn is louter relevant indien er nog 8 dagen resteren binnen de termijn van 12 maanden.

Zoals eerder geschetst kan in de praktijk sprake zijn van een publicatietermijn van 10 maanden en 8 dagen. Dit doet zich voor wanneer alle aandeelhouders tevens bestuurder van de bv of nv zijn en er geen afwijkende bepalingen in de statuten zijn opgenomen. Voor vennootschappen die het boekjaar laten starten op 1 januari, betekent dit dat de jaarrekening op 8 november het jaar daarna gedeponeerd dient te zijn. Voor de overige vennootschappen geldt 31 december als uiterste publicatietermijn. Ter voorkoming van overschrijding van de publicatietermijn bij vennootschappen met een enig aandeelhouder die tevens bestuurder is, valt het aan te bevelen in de statuten op te nemen dat ondertekening van de jaarrekening niet direct vaststelling inhoudt.