BESTUURSWISSEL: INVULLEN WIJZIGINGSFORMULIER VAN DE KAMER VAN KOOPHANDEL VOLDOENDE?

Aandelentransactie

In een recente rechtszaak zijn aandelen die de BV in bezit had verkocht door een nauw betrokken adviseur van de vennootschap. De enig aandeelhouder en (formeel) bestuurder van de vennootschap (voor de leesbaarheid hierna “Bestuurder X” genoemd) is anderhalve maand voor de transactie uitgeschreven uit het handelsregister. De adviseur werd op dat moment als bestuurder ingeschreven in het handelsregister. Bestuurder X was niet betrokken bij de aandelentransactie. Volgens  Bestuurder X was de adviseur niet bevoegd om de aandelentransactie uit te voeren. 

De adviseur heeft dat betwist en stelde dat Bestuurder X mondeling ontslag had genomen. Vervolgens is de adviseur tot formeel bestuurder benoemd en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het KvK-wijzigingsformulier is in het bijzijn van getuigen ingevuld en ondertekend door Bestuurder X. Dat moet volgens de adviseur worden beschouwd als vastlegging van het benoemingsbesluit. De adviseur was dus bevoegd om de aandelen over te dragen, aldus de adviseur. Het hof buigt zich over de vraag of een rechtsgeldig benoemingsbesluit tot stand was gekomen.

Besluitvorming buiten vergadering

De adviseur is niet op een algemene vergadering benoemd. Besluitvorming buiten vergadering is alleen mogelijk als  alle vergadergerechtigden hebben ingestemd met deze wijze van besluitvorming (artikel 2:238 BW). Daarnaast moeten alle stemmen schriftelijk zijn uitgebracht (het schriftelijkheidsvereiste). De bestuurders en de commissarissen worden voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid gesteld om hun advies over het besluit uit te brengen. Het gaat in de onderhavige zaak om de vraag of voldaan is aan het schriftelijkheidsvereiste.

Het oordeel van het hof

Het hof heeft geoordeeld dat het invullen van het wijzigingsformulier van de Kamer van Koophandel niet geldt als vastlegging van het benoemingsbesluit buiten vergadering. Het wijzigingsformulier vermeldt niet dat de aandeelhouder een benoemingsbesluit heeft genomen. Aan het schriftelijkheidsvereiste is dan ook niet voldaan. De adviseur is dus niet rechtsgeldig benoemd en was niet bevoegd om over de aandelentransactie te beslissen. Het hof bevestigt dat Bestuurder X de formele bestuurder en enig aandeelhouder is van de BV. De adviseur is veroordeeld tot vergoeding van de schade die de BV heeft geleden als gevolg van de verkoop van de aandelen.

Tip

Zorg dat besluiten (bijvoorbeeld tot ontslag- of benoeming van een bestuurder) conform de wettelijke en statutaire vereisten zijn vastgelegd. Heeft u vragen over dit onderwerp, neemt u gerust contact met mij op.