Praktische tips voor bestuurders in tijden van het coronavirus

Inmiddels zitten wij toch al een aantal weken in een situatie die vergelijkbaar is met een lock down en door premier Rutte inmiddels wordt aangeduid als een ‘intelligente lock down’. Afgelopen week kondigde onze regering aan dat de reeds ingevoerde maatregelen zullen worden verlengd tot 28 april 2020. Bij een groot aantal bedrijven staat het water aan de lippen en is het de schone taak van het bestuur om de zaak draaiende te houden en een faillissement, al dan niet op afzienbare tijd, te voorkomen. Vooral voor bestuurders is dan ook extra waakzaamheid geboden en zodanig te acteren dat u als bestuurder in of buiten faillissement niet aansprakelijk zult worden gehouden voor (kennelijk) onbehoorlijk bestuur.

Aan de hand van de volgende tips willen wij u als bestuurder een beknopte handleiding bieden voor hoe u in deze tijden als een prudent en zorgvuldig handelend bestuurder kunt (blijven) handelen en daarmee een aansprakelijkheid als bestuurder voor onbehoorlijk bestuur zou kunnen voorkomen.

Tips in tijden van het coronavirus

#TIP 1: Bestuursvergaderingen op afstand

Zorg ervoor dat het bestuur tenminste een keer per week of zoveel vaker als daartoe noodzaak bestaat, op afstand bij elkaar komt. Houdt elkaar als bestuurders op de hoogte van het reilen en zeilen van de onderneming, zodat tijdig kan worden ingegrepen. Tot de te nemen acties behoort ook het opstellen van een plan voor het opvangen van de uitval van key-personnel. Leg hetgeen wordt besproken schriftelijk vast. Indien besluiten worden genomen die impact zullen hebben op de organisatie, leg de overwegingen voor dergelijke besluiten schriftelijk vast. Heroverweeg als bestuur bepaalde ingrijpende (investerings-)beslissingen.

#TIP 2: Vergaderingen bestuur en management op afstand

Houdt als bestuurder frequent contact met de managers binnen het bedrijf. Zorg ervoor dat met grote regelmaat schriftelijk wordt gerapporteerd door de managers, zodat u als bestuurder op afstand feeling houdt met de mensen op de werkvloer en daar waar nodig tijdig kunt ingrijpen. Het regelmatig contact hebben met de mensen op de werkvloer kan als bijkomend voordeel hebben dat het de groepsbinding binnen het bedrijf ten goede komt. Tevens kan het ervoor zorgen dat eenieder de schouders er nog meer onder zet om deze onzekere tijden te overleven. U zult wellicht versteld staan van de creativiteit die deze situatie binnen de organisatie kan opleveren en wat voor een positief effect deze omstandigheden op het bedrijf kunnen hebben.

#TIP 3: Taakverdeling binnen het bestuur

Maak een taakverdeling binnen het bestuur. Leg vast wie voor welke taken de eerst verantwoordelijke is. Een taakverdeling neemt niet de collegiale verantwoordelijkheid als bestuur weg, maar het biedt wel duidelijkheid naar elkaar toe en zorgt ervoor dat eenieder zich kan focussen op de taken die hem of haar zijn toebedeeld. Daarbij kunnen bestuurders elkaar onderling aanspreken op uitgevoerde dan wel uit te voeren taken en wordt de voortgang in de gaten gehouden.

#TIP 4: Voorkom belangenverstrengeling en daarmee selectieve betaling

Waak er als bestuurder voor dat u geen betalingen aan uzelf of aan u gelieerde partijen doet dan wel andere betalingen doet die op andere wijze uw eigen belang dienen, indien daarmee het risico bestaat dat andere crediteuren onbetaald, al dan niet gedeeltelijk, zullen blijven.

#TIP 5: Aanpassing van bestaande contracten

Gedurende deze periode ontstaan er volop problemen bij de uitvoering van afgesloten contracten. Verplichtingen kunnen niet worden nagekomen. Dit kan over en weer het geval zijn. Onderzoek in overleg met de wederpartij of contracten tijdelijk zodanig kunnen worden aangepast dat verplichtingen tijdelijk niet hoeven te worden nagekomen of op een andere wijze wel kunnen worden nagekomen. De contractuele relatie tussen partijen wordt beheerst door de redelijkheid en billijkheid en in dat kader mag een partij van de andere partij verlangen dat je je ten opzichte van elkaar loyaal en constructief opstelt. Ga het gesprek met elkaar aan en probeer naar een oplossing te zoeken die voor beide partijen werkbaar is. Laat u indien nodig hierin bijstaan door een juridisch adviseur.

#TIP 6: Aangaan van nieuwe verplichtingen

Breng in kaart welke nieuwe verplichtingen u als bestuurder namens het bedrijf nu wel of niet moet aangaan. Beoordeel het aangaan van nieuwe verplichtingen nog meer dan anders vanuit het criterium of u als bestuurder verwacht dat het bedrijf deze verplichtingen zal kunnen nakomen. Voor zover een nieuwe verplichting wordt aangegaan, leg de overwegingen daartoe vast. Sta daarbij stil waarom het in belang van het bedrijf is dat deze verplichtingen worden aangegaan. Indien besluiten schriftelijk en gemotiveerd worden vastgelegd, biedt het achteraf inzage waarom bepaalde beslissingen zijn genomen en zal het minder snel een geslaagd beroep op bestuurdersaansprakelijkheid opleveren.

#TIP 7: Financiën van het bedrijf

Zorg ervoor dat u als bestuurder van dag tot dag op de hoogte bent van de financiële status van het bedrijf. Voor zover deze taak is neergelegd bij de controller dan wel iemand anders die de administratie bemant, zorg ervoor dat u als bestuurder zo mogelijk op dagelijkse basis  een financieel overzicht van het bedrijf krijgt aangeleverd.

Laat facturen voor geleverde zaken en verrichte werkzaamheden tijdig versturen. Probeer facturen die nog niet betaald zijn, maar waarvan de betalingstermijn is verstreken, te innen. Indien wordt verwacht dat bepaalde verzonden facturen (voorlopig) niet zullen worden betaald, ga daarover dan in gesprek met de betreffende afnemer en probeer zekerheden (zoals bijvoorbeeld een pandrecht) te bedingen zodat betaling kan worden geborgd.

Indien u als bestuurder verwacht dat uw bedrijf bepaalde facturen niet meer zal kunnen voldoen, ga daarover dan in gesprek met de betreffende crediteuren om (betalings‑)regelingen te treffen dan wel gemaakte afspraken te wijzigen.

Meldt als bestuurder tijdig betalingsonmacht bij de fiscus, hetgeen u tegelijkertijd kunt doen met uw aanvraag voor uitstel van betaling van belastingen (zie hierna onder punt 9).

Ik verwijs hierbij naar de FAQ: Corona crisis – vragen en antwoorden (https://www.lxa.nl/nl/faq-corona-crisis-vragen-en-antwoorden/) voor een meer volledig overzicht van acties die u als bestuurder kunt ondernemen indien u verplichtingen uit een contract niet meer kunt nakomen of verwacht te kunnen nakomen.

Leg ook de beloningsregelingen binnen uw eigen bedrijf onder de loep. Zijn er regelingen (zeker die een cash out tot gevolg hebben, zoals bonussen en winstdelingen) die versoberd en/of uitgesteld kunnen worden?

#TIP 8: Administratie

Zorg dat de administratie van uw bedrijf is bijgewerkt en houd deze up-to-date. Het bestuur is op grond van de wet steeds verplicht van de vermogenstoestand van het bedrijf en van alles betreffende de activiteiten van het bedrijf een administratie te voeren. Dit dient op zodanige wijze te gebeuren dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van het bedrijf kunnen worden gekend. Het niet of niet afdoende voeren van een administratie levert in een faillissement van een bedrijf het vermoeden op dat sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur op grond waarvan het bestuur aansprakelijk kan worden gehouden voor het tekort in het faillissement. Tijdig overleg met uw adviseurs kan geboden zijn, zeker als de continuïteit van het bedrijf in het geding zou kunnen komen.

#TIP 9: Wettelijke verplichtingen blijven nakomen

Wees als bestuurder er alert op dat wettelijke verplichtingen, waaronder het tijdig opmaken van de jaarrekening en deponeren van de jaarrekening, worden nageleefd. Voor BV’s en niet beursgenoteerde NV’s geldt een opmaak termijn van 5 maanden na afloop van het boekjaar, welke termijn met ten hoogste 5 maanden kan worden verlengd door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden. De jaarrekening dient binnen 2 maanden na afloop van de termijn voor het opmaken worden vastgesteld door de algemene vergadering. Afgelopen vrijdag heeft de Ministerie van Justitie en Veiligheid een noodwet aangekondigd ten aanzien van onder andere algemene vergaderingen ten tijde van corona. Deze noodwet voorziet er onder andere in dat regels ten aanzien van elektronisch vergaderingen worden versoepeld, waardoor de algemene vergadering de termijn voor het opmaken van een jaarrekening zou kunnen verlengen c.q. dat reeds opgemaakte jaarrekeningen alsnog kunnen worden vastgesteld. Zie bijgaande link naar ons artikel over wat deze noodwet faciliteert: https://www.lxa.nl/nl/ons-nieuws/corporate-ma/de-algemene-vergadering-in-tijden-van-corona-wat-zijn-de-mogelijkheden/

Betaal tijdig belastingen of vraag daarvoor tijdig uitstel aan indien die mogelijkheid bestaat. Vergeet niet eventuele betalingsonmacht tijdig bij de belastingdienst te melden. Zie hierbij een link naar de actuele status van voor welke belastingen uitstel van betaling kan worden aangevraagd: https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2020/04/02/versoepeling-betalingsuitstel-belastingdienst.

#TIP 10: Speciale regelingen die door de overheid in het leven zijn geroepen

Onderzoek van welke regelingen die de overheid voor deze bijzondere tijd van het coronavirus in het leven heeft geroepen uw bedrijf gebruik kan maken. Voor een overzicht van de diverse regelingen verwijs ik u naar onderstaand overzicht:

#TIP 11: Maatregelen ter borging van gezondheid en veiligheid van medewerkers

En last but not least: Tref de nodige maatregelen om de gezondheid en veiligheid van uzelf en uw medewerkers te borgen.

Als u naar aanleiding van het vorenstaande of anderszins vragen heeft, kunt u uiteraard contact opnemen met één van onze specialisten.