De complete arbeidsrecht Coronavigator: alle vragen en antwoorden op een rij!

Thuiswerken:

Mag ik mijn werknemers verplichten om thuis te werken?

De Nederlandse regering heeft werkgevers geadviseerd om werknemers zoveel als mogelijk thuis te laten werken. Verplicht thuiswerken is dan ook een gerechtvaardigd verzoek van de werkgever. De werkgever heeft een instructierecht en werknemers moeten hier dan ook gehoor aan geven.

Op basis van het Arbeidsomstandighedenbesluit zijn veel bepalingen uit de Arbowet van overeenkomstige toepassing bij thuiswerken (plaatsonafhankelijke arbeid). Wanneer bijvoorbeeld de werknemer thuis een ongeval overkomt, dan dient hij/zij dit zsm te melden bij de werkgever.

Zie ook deze praktische tips: https://www.arboportaal.nl/actueel/nieuws/2020/03/19/vijf-praktische-tips-om-gezond-thuis-te-werken

Moeten mijn werknemers zelf voor de inrichting van de thuiswerkplek zorgen?

De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. Dat geldt ook bij thuiswerken. Uitgangspunt bij thuiswerken is dat door de werkgever een werkplek ter beschikking wordt gesteld, tenzij de werknemer daar zelf al over beschikt. Als werknemers dus zelf een goed ingerichte werkplek hebben, dan hoeft de werkgever daar niks aan bij te dragen. Laat de thuiswerkplek echter te wensen over, dan dient de werkgever (op zijn kosten) daaraan bij te dragen. Nu in de huidige Corona crisis in veel gevallen slechts sprake zal zijn een tijdelijke situatie van thuiswerken dient daar in alle redelijkheid mee te worden omgegaan. Werkgever kan bijv. faciliteiten ter beschikking stellen, zoals een laptop, beeldscherm en instructies geven of een checklist verstrekken ten aanzien van een veilige werkplek.   

Moet ik de afspraken over thuiswerken schriftelijk overeenkomen met werknemers?

In de ideale situatie is het wenselijk om in geval van structureel thuiswerken duidelijke afspraken te maken met de individuele werknemers. Op dit moment leven we echter niet in een ideale situatie en in veel gevallen is geen sprake van structureel thuiswerken. Prioriteiten zullen op een ander vlak liggen dan thuiswerkovereenkomsten op te stellen voor enkele weken en te laten ondertekenen door alle werknemers. Desalniettemin is het wel zorgvuldig om werknemers te informeren over eventuele voorzieningen en faciliteiten en bijv. tips te geven om op gezonde wijze thuis te werken. Als werkgever ben je immers wel verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek.

Zie ook deze praktische tips: https://www.arboportaal.nl/actueel/nieuws/2020/03/19/vijf-praktische-tips-om-gezond-thuis-te-werken.

Indien u graag thuiswerk afspraken schriftelijk wenst vast te leggen en hier wel wat inspiratie voor kunt gebruiken, neem dan contact op met een van de advocaten van team arbeidsrecht.

Mag ik de vaste reiskostenvergoeding/onkostenvergoeding intrekken wanneer werknemers thuiswerken?

Ja in beginsel mag dit. Wanneer niet meer van en naar huis wordt gereisd, dan mag de vaste reiskostenvergoeding worden ingetrokken. Ditzelfde geldt voor vaste onkostenvergoedingen wanneer deze kosten nu niet meer worden gemaakt. Dit is uiteraard anders indien schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt en er daarbij bijv. een drempelperiode is genoemd die werkgever in acht moet nemen voordat hij bepaalde vergoedingen mag stopzetten. Ook moet het mogelijk zijn om onkosten te kunnen declareren wanneer deze toch worden gemaakt. Intrekken van de onkostenvergoeding mag uiteraard niet wanneer de grondslag voor de vergoeding kosten betreft die nu gewoon doorlopen, zoals de telefoonrekening etc.  

Loon:

Mag ik de loondoorbetaling staken wanneer een werknemer in (preventief) quarantaine verblijft en niet thuis kan werken?

Uitgangspunt is: geen arbeid wel loon. Indien de overeengekomen arbeid niet is verricht, dan is de werkgever verplicht het loon van de werknemer toch door te betalen. Uitzondering bestaat voor de situaties waarbij het niet verrichten van de arbeid het gevolg is van een oorzaak die in redelijkheid voor rekening van de werknemer dient te komen. Denk hierbij aan een werknemer die werk weigert. Een werknemer die verplicht in quarantaine moet verblijven en thuis niet kan werken, heeft dus  recht op doorbetaling van loon.

Dat ligt anders voor de werknemer die niet wil of kan komen werken omdat hij/zij thuis opvang wil bieden aan de kinderen. Deze werknemer kan mogelijk wel beroep doen op een bepaalde verlofregeling (zie hierna thema Verlof) of vakantiedagen opnemen.

Wij zien overigens in de praktijk dat werkgevers hier wel rekening mee proberen te houden door in geval van bijv. vermindering van werkzaamheden de werknemers met opvangproblemen of met een partner met een zogeheten vitaal beroep met voorrang vrij te plannen. 

Heeft een werknemer recht op loondoorbetaling wanneer hij gediagnosticeerd is met COVID-19 (corona)?

Ja, voor zieke werknemers geldt een loondoorbetalingsverplichting. Dit is niet anders bij arbeidsongeschiktheid wegens het coronavirus. Deze loondoorbetalingsverplichting geldt ook indien de werknemer zich niet aan de RIVM-richtlijnen heeft gehouden. Een arbeidsongeschikte werknemer heeft geen recht op loon indien de ziekte opzettelijk is veroorzaakt. Het niet houden aan de RIVM-richtlijnen is wellicht roekeloos, maar daaruit volgt niet dat de werknemer bewust en opzettelijk ziek is geworden. Het handelen van de werknemer moet gericht zijn op opzettelijk ziek willen worden en dan pas mag loon worden gestaakt. Dit is in het geval van de huidige coronacrisis nauwelijks tot niet te bewijzen.

Vakantie- en overige verlofuren:

Op dit moment hanteren veel werkgevers een tijdelijk aangepast verlofbeleid en vragen werknemers om bepaalde offers. Mag dat?

Als werkgever is het altijd toegestaan om maatregelen voor te leggen en met instemming van werknemer nieuwe (tijdelijke) afspraken te maken. Werknemers zijn in de meeste gevallen niet wettelijk verplicht hieraan medewerking te verlenen en mogen weigeren. Zie ook de vervolgvragen hierna. Wanneer een werkgever echter fors geraakt wordt door de Corona crisis en een dringend beroep doet op de collegialiteit en solidariteit van alle werknemers om een steentje bij te dragen door in te stemmen met enkele maatregelen op het vlak van het verlofbeleid, dan zou je kunnen stellen dat er welhaast sprake is van een morele verplichting. Rechtens afdwingbaar is dat helaas niet. Zelfs niet als de OR of Personeelsvertegenwoordiging daarmee ingestemd heeft.

Mag ik mijn werknemers verplichten om vakantiedagen op te nemen?

Uitgangspunt is dat dit niet zomaar kan. Een werkgever kan werknemers wel verzoeken om vakantiedagen op te nemen, maar werknemers zijn slechts in enkele gevallen verplicht daaraan gehoor aan te geven.

Dat geldt bijvoorbeeld indien in de toepasselijke cao, een vakantie- of verlofreglement of individuele arbeidsovereenkomst daarin is voorzien. Het verdient daarom aanbeveling goed na te lezen in de eventuele toepasselijke cao, vakantie- of verlofreglement en individuele arbeidsovereenkomst welke afspraken zijn gemaakt over het opnemen van vakantiedagen.

Wij zien in de praktijk dat in veel cao’s en arbeidsovereenkomsten afspraken zijn opgenomen over een maximum aantal vakantiedagen dat door werkgever aan te wijzen is.     

Zo staat bijvoorbeeld in de cao Horeca dat de werkgever bij een tegoed over het vakantiejaar van méér dan de bovenwettelijke vakantiedagen, de tijdstippen voor het opnemen van die dagen zelf mag aanwijzen. Oftewel, wanneer een werknemer in de horeca een flink tegoed aan bovenwettelijke vakantiedagen heeft opgebouwd, dan mag de werkgever het gedeelte dat de normale bovenwettelijke vakantiedagen te boven gaat, dit nu verplicht laten opnemen (zie artikel 3.20 lid 2 cao Horeca). 

Let op: wettelijke vakantiedagen opgebouwd in 2019 komen te vervallen per 1 juli 2020 (vakantiejaar van juli t/m juni). Volgens rechtspraak van het Europees Hof van Justitie heeft de werkgever een waarschuwingsplicht als het gaat om verval van vakantierechten. Wanneer een werknemer niet hierop is geattendeerd, dan kan je als werkgever geen beroep doen op het vervallen van deze aanspraken. Wij adviseren u om werknemers bewust te maken hiervan en er zo tevens  op aan te sturen dat werknemers in de komende periode een deel van hun vakantiedagen opnemen. 

Mag ik wanneer de werknemer ziek is of verplicht in quarantaine zit (bovenwettelijke) vakantiedagen aftrekken van zijn/haar saldo?

Tijdens ziekte mogen dagen waarop niet is gewerkt slechts worden aangemerkt als vakantiedagen wanneer de werknemer daarmee instemt of wanneer dit schriftelijk is overeengekomen, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of in een cao. Hierbij geldt dat het wettelijk minimum aantal vakantiedagen moet overblijven.

Mag ik vakantieaanvragen weigeren?

Uitgangspunt is dat een vakantie wordt vastgesteld conform de wensen van de werknemer. Dat betekent dat vakantieaanvragen in beginsel moeten worden goedgekeurd. Gezien de huidige crisissituatie is het denkbaar dat wanneer de bedrijfsvoering net weer is opgestart, de werkgever een vakantieaanvraag mag weigeren omdat hij daartoe gewichtige redenen heeft. De werkgever moet deze gewichtige redenen wel binnen twee weken nadat de werknemer zijn vakantieaanvraag schriftelijk heeft kenbaar gemaakt aanvoeren. Doet de werkgever dat niet (tijdig), dan is de vakantie vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer.

Mag ik toestemming voor reeds vastgestelde (individuele) vakanties intrekken?

Uitgangspunt is dat een werkgever zijn toestemming voor een vakantie niet mag intrekken. De werkgever kan echter, indien daartoe gewichtige redenen zijn, na overleg met de werknemer, de vastgestelde vakantie wijzigen. De schade die de werknemer lijdt ten gevolge van de wijziging van de vakantie, moet dan wel door de werkgever worden vergoed.

Mag ik reeds vastgestelde (collectieve) vakantiedagen wijzigen?

Zoals hiervoor vermeld heeft werkgever het recht om indien sprake is van gewichtige redenen de vastgestelde vakantiedagen te wijzigen. Dit geldt ook voor de collectief vastgestelde vakantiedagen. Voorwaarde hiervoor is dat overleg plaatsvindt met de werknemer (dit betekent echter niet dat de instemming van werknemer is vereist voor de wijziging).

Mag werknemer zijn reeds goedgekeurde vakantie-aanvraag wijzigen?

Anderzijds geldt ook voor de werknemer dat deze niet zomaar eenzijdig zijn al goedgekeurde vakantie-aanvraag mag intrekken of wijzigen, bijvoorbeeld omdat werknemer nu toch niet hoeft te werken. Het uitgangspunt is dat intrekken of wijzigen van al vastgestelde dagen uitsluitend met instemming van werkgever kan. Werknemer kan een werkgever niet verplichten hieraan medewerking te verlenen.

Kan een werknemer verplicht worden om TVT-uren, ATV/ADV-uren, meer-uren, compensatie-uren en overuren op te nemen?

Ten aanzien van ATV/ADV-uren (roostervrije uren die een werknemer opbouwt) geldt dat deze uren niet onder het wettelijke regime van de vakantiedagenregeling vallen. Dit heeft tot gevolg dat hiervoor andere regels mogen worden afgesproken, hetgeen in de praktijk ook vaak gebeurt. Deze regels zijn terug te vinden in de toepasselijke cao, verlofreglement of individuele arbeidsovereenkomst.

Daarnaast kennen veel cao’s de mogelijkheid om met een flexibele bandbreedte te werken in de vorm van bijvoorbeeld zogeheten meer-uren, plus/minuren, compensatieuren, TVT-uren en/of overuren. Hiervoor geldt dat werkgevers vaak meer rechten en bevoegdheden hebben ten aanzien van het verplicht opnemen of verrekenen met niet gewerkte uren. Wat deze rechten en bevoegdheden zijn is terug te lezen in de betreffende cao.

Verlofregelingen:

Kan een werknemer verlof aanvragen indien het de werknemer niet lukt om gedurende de scholensluiting opvang voor de kinderen te regelen (en daardoor niet kan werken)?

Er zijn verschillende soorten verlof als het gaat om (acute) zorg en opvang voor kinderen: calamiteitenverlof, kortdurend zorgverlof, langdurig zorgverlof en ouderschapsverlof.

• Calamiteitenverlof is verlof met behoud van loon en bedoeld voor korte acute situaties. De plotselinge sluiting van alle scholen is een acute situatie en het is denkbaar dat een werknemer voor de eerste 1 à 2 dagen na de sluiting calamiteitenverlof kan genieten. (zie artikel 4 WAZO)
• Kortdurend zorgverlof ziet op de noodzakelijke verzorging in verband met ziekte. Wanneer geen sprake is van ziekte, dan is deze regeling niet van toepassing. Mocht het kind wel ziek zijn of worden, dan kan gedurende twee maal de arbeidsduur per week (oftewel twee weken bij fulltime dienstverband) kortdurend verlof worden genoten, waarbij 70% van het max. dagloon moet worden doorbetaald. De werknemer moet dan wel diegene zijn die zorg moet verlenen (omdat het niet anders kan). Wanneer een partner of oppas deze zorg op zich kan nemen, dan kan een aanvraag tot kortdurend zorgverlof eventueel worden geweigerd. (zie artikel 5 WAZO)
• Langdurig zorgverlof ziet op o.a. de noodzakelijke verzorging van een persoon die hulpbehoevend is. Een kind is hulpbehoevend, dus de werknemer zou aanspraak kunnen maken op langdurig zorgverlof. Langdurig zorgverlof is zonder behoud van loon. (zie art. 5 WAZO)
• Ouderschapsverlof kan worden aangevraagd door werknemers met kinderen jonger dan acht jaar. Ouderschapsverlof dient echter ten minste twee maanden van te voren te worden aangevraagd. Het is dan ook logischer om in dit geval een beroep te doen op langdurig zorgverlof in plaats van ouderschapsverlof. (zie art. 6 WAZO)

Let op! In een cao kunnen andersluidende afspraken zijn gemaakt.

Naast voornoemde verlofregelingen geldt uiteraard dat een werknemer er ook voor kan kiezen om vakantie- of overige verlofuren op te nemen. In dat geval behoudt werknemer vanzelfsprekend volledig recht op loon over betreffende uren.

Als een werknemer (reeds vóór de crisis) onbetaald ouderschapsverlof geniet en dit nu wil intrekken omdat hij/zij toch thuis is, mag ik dat weigeren?

Uitgangspunt is dat de werkgever instemt met een verzoek van de werknemer om het verlof niet op te nemen of niet voort te zetten als gevolg van onvoorziene omstandigheden. De werkgever kan dit weigeren als een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang (de coronacrisis) zich hiertegen verzet. De werkgever hoeft overigens de eerste vier weken na het verzoek om intrekking sowieso geen gevolg te geven aan het verzoek. (zie art. 6 WAZO)

Eenzijdig wijzigen arbeidsvoorwaarden:

Mag ik eenzijdig arbeidsvoorwaarden wijzigen?

Wijziging van arbeidsvoorwaarden is in beginsel alleen toegestaan met instemming van de werknemer. De werkgever mag slechts besluiten tot eenzijdige wijziging indien hij een dusdanig zwaarwichtig belang heeft, dat het belang van de werknemer bij instandhouding daarvoor in redelijkheid moet wijken. De huidige crisissituatie zou een zwaarwichtig belang kunnen opleveren. Per arbeidsvoorwaarde moeten de belangen tegen elkaar worden afgewogen.

• Uren-omvang en loondoorbetaling zijn primaire arbeidsvoorwaarden. Deze kunnen in de regel niet eenzijdig worden gewijzigd, ook niet bij zwaarwichtige omstandigheden zoals de huidige crisis.
• Bonusregelingen bevatten in veel gevallen de mogelijkheid om de hoogte of zelfs de toekenning van de bonus afhankelijk te maken van een besluit van de directie. De huidige omstandigheden geven daar wel aanleiding toe. Uiteraard zijn ook alle overige omstandigheden van belang zoals de tekst van de regeling, de overeengekomen variabelen, de wegingsfactoren, de uiteindelijke bedrijfsresultaten en individuele prestaties.
• Werktijden kunnen waarschijnlijk wel worden gewijzigd, mits daarbij rekening wordt gehouden met de privésituatie van de werknemer (zoals zorg voor kinderen etc.).
• Functie kan niet eenzijdig worden gewijzigd. Anderzijds mag van een werknemer – zeker in deze tijden – worden verwacht dat hij aan redelijke instructies om andere taken te verrichten gehoor geeft. De werkzaamheden kunnen dus wel beperkt worden gewijzigd voor de duur van deze crisis.

Privacy:

Mag ik van mijn werknemers verlangen dat zij het melden wanneer ze besmet zijn met het coronavirus?

Wanneer een werknemer zich ziekmeldt, geldt als uitgangspunt dat de werkgever niet mag vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte. Enkel de bedrijfsarts mag medische gegevens verwerken. De werkgever mag alleen vragen naar noodzakelijke informatie (zoals de te verwachten duur van arbeidsongeschiktheid), waarbij niet noodzakelijk is te weten wát iemand heeft. De Autoriteit Persoonsgegevens (‘AP’) maakt in haar richtlijnen vooralsnog geen uitzondering voor het coronavirus.

Gezien de huidige situatie en dan met name het gevaar van besmetting op de werkvloer, is het denkbaar dat toch van werknemers kan worden verlangd dat zij de werkgever hierover informeren. Als werkgever ben je immers wettelijk verplicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek voor alle werknemers en heb je ook een zorgplicht jegens de overige werknemers.

Het is in deze specifieke situatie dan ook moeilijk voor te stellen dat de AP werkgevers die vragen om een besmetting te melden gaat sanctioneren. De werkgever mag deze informatie dan niet schriftelijk opslaan, aangezien dat in strijd is met de privacy wetgeving. Overigens hebben artsen/zorgverleners wel een wettelijke meldingsplicht bij besmettelijke infectieziekten (aan RIVM) en zal de informatie wellicht via die weg ook bij een werkgever terecht komen.

Mag ik mijn werknemers testen op symptomen, zoals het meten van de temperatuur?

Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en er geldt voor werkgever een verbod om deze te verwerken. Dat wordt beschouwd als ontoelaatbare inbreuk op de privacy van de werknemer. Het begrip verwerken wordt hierbij ruim uitgelegd. Strikt genomen mag een werkgever alleen de temperatuur van werknemers meten indien (1) de betreffende werknemer hier toestemming voor heeft gegeven én (2) hier een wettelijke grondslag voor bestaat. Het toestemmingsvereiste (1) geldt altijd, werknemers hoeven dus niet aan een test mee te werken. Als een werknemer weigert mee te werken is het een werkgever toegestaan om de werknemer naar huis te sturen. Verder is het in geen geval toegestaan om de uitkomsten van de test te registreren. Van een wettelijke grondslag (2) om te testen op gezondheidsgegevens is slechts in enkele beroepsgroepen sprake, zoals bijv. piloten en schippers. Voor Corona geldt vooralsnog geen uitzondering. Dat betekent in feite dat het de meeste werkgevers niet is toegestaan om werknemers te testen op symptomen, zoals het meten van de temperatuur. Niet alle werkgevers volgen echter de regels strikt en er zijn bedrijven die een andere belangenafweging maken en toch de temperatuur meten. Feit is echter dat werknemers niet verplicht kunnen worden daaraan medewerking te verlenen.

Naast de mogelijkheid van zelf testen is het altijd toegestaan om de werknemer door de bedrijfsarts te laten testen.

Overigens wordt van werknemers wel verwacht dat zij hun eigen gezondheid beoordelen en met symptomen niet op het werk verschijnen.

Mag ik mijn werknemers inlichten wanneer een collega gediagnosticeerd is met het coronavirus?

Gelet op het grote besmettingsgevaar en de verplichting die een werkgever heeft om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving, is het toegestaan de werknemers hierover te informeren. Er dient natuurlijk wel rekening te worden gehouden met de privacy van de desbetreffende werknemer. Het verdient de voorkeur om zoveel als mogelijk geen namen te noemen.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn werknemers die thuiswerken de privacywetgeving naleven?

Laat de werknemers in een beveiligde thuiswerkomgeving werken, als dat mogelijk is. Thuis inloggen op de server van het bedrijf op een aan de werknemers ter beschikking gestelde laptop/desktop verdient de voorkeur. Wees voorzichtig met het gebruik van cloud-, opslag- of e-maildiensten, zeker wanneer deze gratis zijn. Het zou kunnen dat zo’n dienst juist gratis is omdat de aanbieder de gegevens gebruikt voor andere doeleinden, zoals marketing of verkoop van gegevens aan derden. Ook zou het kunnen dat deze diensten niet goed beveiligd zijn tegen internetcriminelen.

Wees ook voorzichtig met het gebruik van (video)chatdiensten. Het verdient de voorkeur om voor gesprekken waarin gevoelige gegevens worden besproken de telefoon te gebruiken. Andere opties zijn systemen die voldoen aan strenge beveiligingsnormen, veelal systemen die binnen organisaties al worden gebruikt. Heeft uw organisatie geen beveiligde optie om te beeldbellen of te chatten? Ga dan terughoudend om met eventuele alternatieven, zoals consumentenapps als FaceTime, Skype of Whatsapp. Zorg dat u zo min mogelijk gevoelige gegevens bespreekt en noem bijvoorbeeld geen namen, maar gebruik nummers.

Gebruikt u whatsapp voor chats? Wis dan in ieder geval na elk gesprek de chathistorie en zorg dat berichten versleuteld worden verzonden.

Wees extra voorzichtig met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens of gegevens waaruit iemands etnische afkomst, seksuele voorkeur of religie is af te leiden.

Papieren documenten kunnen op kantoor worden gescand om daarna op de server te zetten. Of zet de documenten op een (versleutelde) usb-stick. Op deze manier voorkom je als werkgever dat (gevoelige) papieren documenten thuis worden gebruikt en vervolgens bij het oud-papier worden gezet. Ook kunnen papieren dossiers makkelijker worden gestolen etc.

Tot slot is het goed om extra voorzichtig te zijn met e-mailberichten die van onbekende afzenders zijn. Klik niet op links en open geen bijlagen. Attendeer uw werknemers hierop. Het is bekend dat cybercriminelen gebruikmaken van de coronacrisis door phishingmails te versturen met bijvoorbeeld informatie over het coronavirus. Werknemers dienen onmiddellijk melding te doen bij hun werkgever wanneer zij toch op zo’n link hebben geklikt etc.