WERKNEMER GAAT 4 WEKEN OP VAKANTIE; MAG DAT?

Mag een werkgever een vakantieaanvraag weigeren?

Hoewel in veel vakantieregelingen is opgenomen dat de werkgever de vakantie vaststelt, is het uitgangspunt in de wet dat dit “overeenkomstig de wensen van de werknemer” geschiedt, tenzij werkgever een gewichtige reden heeft om die wens niet in te willigen. Met andere woorden: de werknemer geeft aan wanneer en hoe lang hij op vakantie wil, en de werkgever mag dat weigeren als hij daarvoor goede (gewichtige) redenen kan aanvoeren. De werkgever moet die afwijzing, voorzien van zijn redenen bovendien binnen twee weken schriftelijk aan werknemer kenbaar maken, anders is de vakantie vastgesteld volgens de wens van de werknemer.

Veel cao’s bevatten aanvullende regels rondom (het opnemen van) vakantiedagen. Denk aan  de wijze/tijdstip van aanvragen, in welke periode, de maximale duur van de vakantie, bepaalde voorrangsregels om samenloop van vakanties te voorkomen, wanneer dagen vervallen etc.. 

Maar als dat niet in de cao staat, of uw bedrijf valt niet onder een cao dan is het belangrijk om zelf een vakantiereglement te hebben. Dit om te voorkomen dat u het moet doen met de summiere wettelijke regeling waarin veel onderwerpen niet geregeld zijn.

De wet kent bijv. geen maximum toegestane termijn voor vakantie, alleen een minimale termijn. Volgens de wet moet  de werknemer jaarlijks minimaal 2 weken aangesloten vakantie kunnen genieten. 

Terugkomend op de in de titel gestelde vraag: Het is toegestaan om in een vakantieregeling te bepalen dat een werknemer maximaal 3 weken  (15 dagen bij een fulltime baan) vakantie opneemt (in een bepaalde periode).

In een zaak die vorig jaar aan de kantonrechter Breda[1] werd voorgelegd was op grond van de cao sprake van een collectieve bouwvakvakantie (3 weken). De werkgever hanteerde een lotingsysteem waarbij een beperkt aantal werknemers een extra week vakantie  vóór of na de bouwvakvakantie kon opnemen. Werknemer X. wordt bij de loting niet verkozen, maar vraagt bij werkgever toch een week extra vakantie (aansluitend aan de bouwvakvakantie) aan. Werkgever wijst dit verzoek af, waarna de werknemer een jurist inschakelt die nogmaals het verzoek doet om werknemer 4 weken vakantie te geven in verband met bezoek aan zijn ernstig zieke vader in Marokko, en het bijwonen van een bruiloft van een familielid aldaar (in de week na de bouwvakvakantie). Werkgever geeft aan dat zij geen mogelijkheden heeft om in het individuele geval van X.  af te wijken van de vastgestelde zomervakantie. Daarop stapt de werknemer naar de rechter en betoogt dat werkgever geen zwaarwegende belangen heeft om het verzoek te weigeren. Werknemer stelt daar tegenover wel persoonlijk zwaarwegende belangen te hebben en ziet niet in waarom werkgever geen uitzendkracht zou kunnen inzetten.  De laatste keer dat hij 4 weken vrij was was in 2011. Werkgever voert als verweer o.a. dat er geen wettelijke grondslag is voor een vakantie van 4 aaneengesloten weken. Dat werknemer wel de gelegenheid is geboden om buiten de bouwvak/zomerperiode 4 weken vakantie op te mogen nemen, én dat werknemer een specialistische/technische functie vervult die niet zomaar door een uitzendkracht kan worden vervangen.

De kantonrechter oordeelt dat de wet weliswaar regelt dat de werkgever de vakantie vaststelt overeenkomstig de wensen van de werknemer, maar dat daaraan niet in de weg staat dat een werkgever de vakantieopname mag regelen met een systeem om haar gewichtige belangen te waarborgen.

Werkgever heeft volgens de rechter gewichtige redenen voor het door haar gehanteerde (lotings)systeem. De afweging van de belangen van partijen  valt in het voordeel van werkgever uit. Het belang van werknemer weegt niet zwaarder, o.a. omdat werknemer niet duidelijk heeft gemaakt waarom 3 weken niet voldoende zijn, en hem ook de gelegenheid is geboden om 4 weken  vakantie buiten de zomerperiode op te nemen. 

Collectieve vakantie/sluiting

Als de cao geen collectieve vakantie regelt (bijv. bouwvakvakantie) dan zijn de mogelijkheden voor werkgevers om een collectieve vakantie/bedrijfssluiting vast te stellen beperkt. Als u overweegt om tot een dergelijke collectieve vakantie/sluiting over te gaan is het dus van belang om u goed te laten informeren, en dient de OR/personeelsvertegenwoordiging bij het vaststellen van het vakantierooster te worden betrokken.  

Mag je vakantiedagen opsparen of uitbetalen?

Een werknemer mag niet genoten vakantiedagen ‘meenemen’ naar een volgend kalenderjaar, mits hij die voor 1 juli opneemt. Deze korte vervaltermijn geldt overigens alleen voor de wettelijke vakantiedagen, de bovenwettelijke dagen verjaren pas na 5 jaren.  Werkgevers mogen in positieve zin van deze termijnen afwijken.

Alleen met betrekking tot de bovenwettelijke dagen mag je afspreken dat die worden uitbetaald tijdens het dienstverband. De wettelijke dagen moet een werknemer daadwerkelijk opnemen. 

Het is hierbij belangrijk dat werkgever een goede vakantiedagen-administratie bijhoudt.

In een zaak die in december 2017 werd voorgelegd aan Kantonrechter Roermond[2] had de werkgever geen goede verlofadministratie bijgehouden, hetgeen hem duur kwam te staan. Na het beëindigen van het dienstverband betaalde werkgever aan werknemer 144 restant-verlofuren uit. Werknemer stelde echter dat hij (maar liefst) 326 verlofuren meer uitbetaald had moeten krijgen. In de procedure die er op volgde probeerde werkgever aan de hand van werkschriftjes (die bedoeld waren om bij te houden hoe lang een monteur aan een auto had gewerkt om dat te verwerken in werkorders en facturatie) duidelijk te maken hoeveel vrije tijd de werknemer had opgenomen, en concludeerde dat werknemer zelfs meer dagen zou hebben opgenomen dat hij had opgebouwd. De rechter oordeelt dat de werkgever niet had voldaan aan de wettelijke plicht om een deugdelijke verlofadministratie bij te houden, en de ‘reconstructie’ aan de hand van werkschriftjes niet volstaat. Ten aanzien van het standpunt dat werknemer teveel dagen zou hebben opgenomen wordt opgemerkt dat een werkgever teveel genoten dagen alleen maar mag verrekenen als hij zelf een vinger aan de pols heeft gehouden en werknemer confronteert met de overschrijding, en afspraken heeft gemaakt over verrekening van teveel opgenomen dagen. 

Ziek & vakantie

Tijdens ziekte worden ook vakantiedagen opgebouwd en als een werknemer tijdens ziekte op vakantie wil en mag (van werkgever en arbodienst) dan komt die vakantie in mindering op zijn verloftegoed. Ook komt het voor dat werknemers zich tijdens vakantie ziek melden. Over dit onderwerp (ziek tijdens vakantie) verwijs ik u graag naar onze eerdere nieuwsbrief (https://www.lxa.nl/nl/artikelen/arbeidsrecht/ziekmelding-van-werknemer-op-vakantie/).

Conclusie & aanbevelingen:

• Vanwege de wettelijke hoofdregel dat de vakantie wordt vastgesteld volgens de wens van werknemer, tenzij werkgever binnen 2 weken schriftelijk gemotiveerd heeft afgewezen, is het van belang om de vakantie-aanvragen schriftelijk te laten in dienen en ook de toe- of afwijzing tijdig schriftelijk aan de werknemer mede te delen;
• Het hebben van een goed vakantiesysteem/reglement (met regels rondom het aanvragen, opnemen en vervallen van vakantiedagen, en het mogen verrekenen van teveel opgenomen verlof) geeft de werkgever meer vrijheid, zorgt voor duidelijkheid, en helpt problemen te voorkomen;
• Het bijhouden van een adequate vakantiedagen-administratie is de plicht van de werkgever en is van groot belang bij het bewijzen/weerleggen van eventuele aanspraken.

Mocht u vragen hebben over dit onderwerp dan kunt u daarvoor uiteraard bij ons terecht. Wij voorzien u graag van advies.

[1] Rechtbank Zeeland-West-Brabant 21 maart 2017 zaaknr. 5718186/VV EP 17-6

[2] Rechtbank Limburg 18 december 2017, ECLI:NL:RBLIM:2017:9272