WERKGEVER LAAT WETTELIJKE VAKANTIEDAGEN VERVALLEN, MAG DAT?

In een eerdere nieuwsbrief stelden wij u de vraag: ‘Werknemer gaat 4 weken op vakantie, mag dat? De afgelopen twee coronajaren waren andere vakantievragen relevanter, zoals:   

• Werknemer gaat niet/minder op vakantie, mag de werkgever wettelijke vakantiedagen laten vervallen?
• Mag een werkgever een vakantie-aanvraag weigeren of werknemer juist verplichten vakantie op te nemen?

In dit artikel geven wij u antwoord.

Hoofdregels opbouw en verval

Vakantie heeft een belangrijke recuperatiefunctie. Ook als een werknemer niet op reis kan/gaat, is het belangrijk dat hij uit kan rusten en weer op krachten kan komen.

Op grond van de wet heeft een werknemer jaarlijks recht op minimaal vier keer zijn overeengekomen arbeidsduur per week. Bij een fulltime dienstverband is dat dus 20 dagen per jaar (de zgn. wettelijke vakantiedagen). Veel werkgevers kennen hun werknemers –via een bedrijfsregeling of cao- meer dan 20 vakantiedagen toe (dit zijn de zogenaamde bovenwettelijke dagen). 

Wettelijke vakantiedagen kennen een korte vervaltermijn, namelijk 6 maanden na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.  

Hieronder  zal nader worden ingegaan op het verval van wettelijke vakantiedagen.

Uitzonderingen

Op de hiervoor vermelde vervaltermijn van 6 maanden gelden een aantal uitzonderingen:

• Ten eerste kan er contractueel (in de arbeidsovereenkomst of cao) een langere vervaltermijn zijn overeengekomen.
• Ook geldt er mogelijk een uitzondering in geval van volledige arbeidsongeschiktheid (werknemer is niet in staat om vakantie op te nemen) of als de werkgever de werknemer niet in staat stelt de vakantiedagen op te nemen.
• Een derde belangrijke uitzondering (informatieplicht) vloeit voort uit Europese rechtspraak. In de uitspraken van het Europese Hof van Justitie[1] is bepaald dat de werkgever de werknemer op nauwkeurige wijze en tijdig moet informeren over zijn vakantierechten, zodat deze daar nog gebruik van kan maken, bij gebreke waarvan het recht op vakantie en/of een financiële vergoeding voor niet-opgenomen dagen niet komt te vervallen. Dit uitgangspunt is inmiddels ook in Nederlandse rechtspraak verankerd.

Zorg- en Informatieplicht

Zo blijkt bijvoorbeeld uit de uitspraken van Kantonrechter Haarlem[2]  en Hof Den Haag[3] eind 2021 dat als een werkgever

• de werknemer niet over zijn vakantierechten heeft geïnformeerd,
• hem niet daadwerkelijk in staat heeft gesteld de dagen op te nemen, en
• niet op de gevolgen (verval) heeft gewezen,

dat werkgever dan in redelijkheid geen beroep toekomt op de vervaltermijn van de opgebouwde wettelijke vakantiedagen.

Hof Den Haag merkt daarbij op dat de werkgever de werknemer tijdig moet informeren dat hij niet-opgenomen vakantiedagen dreigt te verliezen. Én dat pas een geslaagd beroep op de vervaltermijn kan worden gedaan, als werkgever heeft bewezen dat hij aan zijn zorg/informatieplicht heeft voldaan, en de werknemer dus kennelijk welbewust en met volledige kennis van de daaraan verbonden gevolgen zijn jaarlijkse (minimum) vakantie niet heeft opgenomen.

In het licht van deze uitspraak rijst de vraag of enkel een vermelding in de arbeidsovereenkomst of vakantieregeling - van de plicht om wettelijk verlof vóór 1 juli op te nemen op straffe van verval - kan worden beschouwd als voldoen aan deze zorg- en informatieplicht? 

Wij adviseren werkgevers om ter voorkoming van discussie méér te doen, en werknemers aan het begin van elk jaar te attenderen op hun restant-verloftegoed, hen te vragen om eventueel nog niet genoten wettelijke vakantie-uren in ieder geval vóór 1 juli op te nemen, en te wijzen op het gevolg van het niet opnemen daarvan (namelijk verval).  

Mag je als werkgever een werknemer verplichten om vakantie op te nemen, of juist een vakantie-aanvraag weigeren?

Een werkgever kan een werknemer niet ‘dwingen’ om vakantie op te nemen in een bepaalde periode, tenzij hierover schriftelijke afspraken zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst, een vakantieregeling of cao (zoals bijv. een geldig vastgestelde collectieve bedrijfsvakantie) en werknemer hiermee heeft ingestemd. Uitgangspunt in de wet is namelijk dat het opnemen van vakantie “overeenkomstig de wensen van de werknemer” geschiedt, tenzij werkgever een gewichtige reden heeft om die wens niet in te willigen. Met andere woorden: de werknemer geeft aan wanneer en hoe lang hij op vakantie wil, en de werkgever mag dat weigeren als hij daarvoor goede (gewichtige) redenen kan aanvoeren. De werkgever moet die afwijzing, voorzien van zijn redenen bovendien binnen twee weken schriftelijk aan werknemer kenbaar maken, anders is de vakantie vastgesteld volgens de wens van de werknemer.

Aan de gewichtige reden(en) worden door rechter wel eisen gesteld. In een uitspraak van de voorzieningenrechter van Rechtbank Midden Nederland (locatie Amersfoort)[4] moest de werkgever een verlofaanvraag van 4,5 week aan werknemer toekennen. Volgens de rechter had werkgever onvoldoende aannemelijk gemaakt dat er gewichtige redenen waren die  zich verzetten tegen die verlofaanvraag en kon niet worden vastgesteld dat door toekenning een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering zou ontstaan. Zie voor een uitspraak waarin de werkgever wél in het gelijk werd gesteld de eerder in de inleiding genoemde nieuwsbrief.[5]   

Conclusies en aanbevelingen

• Het bijhouden van een deugdelijke verlofadministratie is de plicht van een werkgever, en is belangrijk bij het bewijzen/weerleggen van eventuele aanspraken.
• Het (duiden van het) verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof in deze verlofadministratie is van groot belang om een geslaagd beroep te kunnen doen op de korte vervaltermijn van wettelijke vakantiedagen, maar bijv. ook omdat ten aanzien van bovenwettelijke dagen veel meer vrijheid bestaat om afwijkende afspraken te maken (bijv. verkopen/uitbetalen, verrekenen met ziekte/wachtdag etc.).
• Vanwege de wettelijke regel dat vakantie wordt vastgesteld volgens de wens van werknemer, is het van belang om de vakantie-aanvragen schriftelijk te laten indienen en ook de toe- of afwijzing tijdig (binnen 2 weken), schriftelijk en met opgave van redenen aan de werknemer mede te delen.
• Het hebben van een goede vakantieregeling (met regels rondom het aanvragen, opnemen én vervallen van vakantiedagen, het mogen verrekenen van teveel opgenomen verlof) geeft de werkgever meer vrijheid, zorgt voor duidelijkheid, en helpt problemen te voorkomen.
• Vanwege de hiervoor genoemde rechtspraak rondom de zorg- en informatielicht is het bovendien van belang om werknemers tijdig schriftelijk te informeren over hun opgespaarde verloftegoed, en ze te vragen -en in de gelegenheid te stellen- om dat voor de vervaldatum op te nemen.  

Gelet op de eis dat de werknemer tijdig moet worden geïnformeerd en een daadwerkelijke mogelijkheid moet krijgen om het wettelijk verloftegoed van vorig jaar nog op te nemen, kun je logischerwijs niet wachten tot een aantal weken voor de vervaldatum (1 juli), maar doe je er als werkgever goed aan om dat in ieder geval aan het begin van het kalenderjaar te doen.

Een succesvol beroep op de vervaltermijn houdt in dat werknemer de vakantiedagen ‘kwijt’ is, ze hoeven dus niet te worden uitbetaald. Sterker nog: volgens de wet is het verboden om wettelijke vakantiedagen uit te betalen tijdens het dienstverband.

Heeft u vragen over dit onderwerp of hulp nodig bij het opstellen/aanpassen van uw vakantieregeling, neem dan gerust contact op met een van de leden van team Arbeidsrecht. Wij zijn u graag van dienst.

In onderstaande artikelen vindt u mogelijk ook antwoorden op uw andere vakantie-vragen:

https://www.lxa.nl/nl/ons-nieuws/arbeidsrecht/ziekmelding-van-werknemer-op-vakantie/

https://www.lxa.nl/nl/ons-nieuws/arbeidsrecht/wat-is-de-waarde-van-een-vakantiedag/

https://www.lxa.nl/nl/ons-nieuws/arbeidsrecht/werknemer-in-quarantaine-moet-u-als-werkgever-doorbetalen/

[1] 6 november 2018:  ECLI:EU:C:2018:874 en ECLI:EU:C:2018:872.

[2] Rb. Noord-Holland 10 maart 2021, ECLI:NL:RBNHO:2021:4427.

[3] Hof Den Haag 16 november 2021, ECLI:NL:GHDHA:2021:2386.

[4] Rb. Midden-Nederland 30 juni 2021, ECLI:NL:RBMNE:2021:3601.

[5] https://www.lxa.nl/nl/ons-nieuws/arbeidsrecht/werknemer-gaat-4-weken-op-vakantie-mag-dat/